残業代対応FAQ

残業時間を減らすための労働時間管理のポイントを教えて下さい。

1 必要のない残業をさせずに退勤させる
 残業の必要性を調べてみたところ、従来の残業時間ほど残業させる必要性がないことが判明することは珍しくありません。
 残業の必要性を調べてみた結果、残業させる必要性が低いことが判明したら、残業させずに退勤させるようにして下さい。
 早く帰るよう声をかけるだけでなく、現実に退勤させることが重要です。必要のない残業をさせることが問題となる事例の多くは、「早く帰れよ」等と声掛けするだけで、現実には早く帰らないのを放置している事例です。
 「早く帰れよ」と声をかけることはできても、現実に帰すよう説得することは、気まずいせいか、抵抗があるという上司は少なくありません。しかし、必要のない残業をさせずに退勤さることも上司の仕事の一部です。気まずくて言い出せなかったり、気が乗らないという気持ちは分かりますが、そういった心理的抵抗を乗り越えられるよう努力して下さい。
 会社経営者から、「早く帰るように言っているのに、なかなか帰らない」という相談を受けることがよくあります。この言い回しは、誤解に基づいた日本語表現です。なぜなら、残業させずに退勤させるか、残業させるかは、雇用主が決めることであり、働いている社員が決めることではありません。このような言葉は、「従業員には残業せずに早く帰って欲しいのだが、どうすれば早く帰ってもらえるのか、対処法が分からない。」といった程度の意味しか持ち得ません。
 社員に残業せずに早く帰ってほしいのであれば、自分がどのように行動すれば部下が早く退勤してくれるのかをよく考え、行動に移しましょう。部下に残業させずに退勤させるかどうかを決めるのは、上司の仕事です。

2 必要のない残業をしていないかを確認する
 残業する必要がないのにダラダラと労働密度の低い残業らしきものをした社員から、タイムカードや日報等に基づいた労働時間を前提とした残業代請求を受けて、多額の残業代の支払を余儀なくされることがあります。このような事案の多くは、タイムカード、ICカード、日報等をその都度確認すれば、必要性の低い残業をしていることが容易に分かるにもかかわらず、十分な確認や対応をせずに放置していた事案です。
 タイムカード、ICカード、日報等を基礎として労働時間を把握し、残業する必要がないと思われるのに残業していることがタイムカード等から読み取れる場合は、当該社員に残業が必要な理由の説明を求めた上で、説明内容を考慮して残業させるかどうかを判断してください。

3 仕事をしていない在社時間を抑制する
 在社時間と労働時間は異なる概念であり、在社していたからといって直ちに労働時間と評価されるものではありません。しかし、労働者が社内の仕事スペースにいる場合、仕事をしている可能性が高いと事実上推定されることがあります。仕事をしている可能性が高いと事実上推定された場合、使用者側が有効な反証ができない限り、在社時間=労働時間と評価されてしまいます。仕事をしていない在社時間は、極力抑制するようにしましょう。
 具体的な対応方法として、基本的には、始業時刻前、終業時刻後は、その時間に仕事をする必要がある場合を除き、社内の仕事をするスペースにいることを禁止することで対処します。もちろん、単に仕事をしていない時間の在社を禁止する旨伝えるだけでは足りません。仕事をする必要がないのに在社している社員がいる場合には、必要以上に早く出社することを禁止したり、終業時刻後はオフィスを出るように指導して、現実にオフィス内にいないようにしていくことになります。
 地域によっては、電車の本数が少なく1本遅らせると遅刻してしなうなどの理由から、どうしても早く会社に着いてしまうというケースが存在します。また、終業時刻後、知人との待合せの時間まで社内に残っていたいという要望があることもあります。このような場合に最も望ましい対応は、やはり、仕事をしていない在社を認めないことです。職場は仕事をする場所ですから、仕事をする必要がない在社を認めるべきではないというのが基本的な考え方であることは間違いありません。仕事をするスペースにいることを認めてしまうと、仕事をしていたと後になって言われるリスクが生じることになります。
 タイムカードの打刻を始業時刻の直前にさせたり、タイムカードを打刻させてから私用での在社を認めるという対応は、ある程度はリスクが軽減されますが、それでも万全とはいえません。労働審判、労働訴訟、団体交渉等において、「タイムカードを打刻する前にも仕事をさせられていた」とか、「上司の指示でタイムカードを打刻させられ、その後サービス残業をさせられていた」といった主張がなされることは、よくあることです。
 会社の方針でどうしても仕事をしていない私用での在社を認めたいのであれば、最小限にとどめ、私用での在社理由を説明する文書を提出させたいところです。それすら現実的でない場合は、労働審判、労働訴訟、団体交渉等になれば私用での在社時間が労働時間であると主張され争点となり、場合によっては労働時間と認定されるリスクを負っていることを覚悟する必要があります。

4 残業の事前許可制を導入する
 就業規則等において、残業する場合には上司に申告して決裁を受けなければならない旨定め、実際に残業の事前許可なく残業することを許さない運用がなされている職場であれば、残業の事前許可制は不必要な残業の抑制になります。しかし、就業規則に残業の事前許可制を定めて周知させておきながら、実際には事前許可なく残業しているのを上司が知りつつ放置しているような職場の場合は、黙示の残業命令により残業させられたと認定され、残業に要した時間は、それが社会通念上必要と認められるものである限り、労基法上の労働時間に該当することになります。残業の事前許可制を採用した場合は、事前許可なく残業している社員を見つけたら、現実に残業を止めさせて帰らせるか、許可申請させて残業を許可するかを判断する必要があります。
 残業の事前許可制を採用した場合における典型的な失敗事例は、残業の事前許可なく残業しているのを見かけたものの、事前許可がないから残業代を支払わなくてもいいと思い込んで残業を放置していたところ、残業代請求を受けるケースです。事前許可なく残業していることを上司が知りながら放置しているような場合は、黙示の残業命令があったと認定され、当該残業に要した時間は、それが社会通念上必要と認められるものである限り、労基法上の労働時間に該当すると評価される可能性が高くなります。

5 残業禁止命令を出す
 残業しないよう強く注意指導しても指示に従わない場合は、書面で残業禁止命令を出さなければならないこともあります。
 書面で残業禁止命令を出し、実際に残業禁止を徹底していれば、命令に反して仕事をした時間があったとしても、残業代支払の対象となる労働時間として認められることはほとんどありません。

6 事業場外労働のみなし労働時間制のみなし労働時間を「当該業務の遂行に通常必要とされる時間」とする
 営業社員等の事業場外労働のみなし労働時間制のみなし労働時間を所定労働時間とし、適用対象者に対しては、営業手当等の手当を支払ってはいるものの、残業代を支払っていないか、営業手当を定額残業代(固定残業代)として残業代を支払ったことにしている会社が数多く存在します。しかし、事業場外労働のみなし労働時間制が適用される場合であっても、所定労働時間働いたものとみなされるのは、通常所定労働時間内で当該業務が終わる場合に限定されます。通常は、所定労働時間を超えて労働することが必要となる場合については、所定労働時間ではなく、当該業務に通常必要とされる時間労働したものとみなされますので、例えば、通常は1日9時間かかる事業場外労働に従事させている従業員のみなし労働時間を所定労働時間とした場合、1日あたり1時間の残業代が未払となってしまいます。このようなことにならないようにするためには、当該業務の遂行に通常必要とされる時間が1日何時間なのかを調査し、実態に合ったみなし労働時間を設定しなければなりません。労働審判、労働訴訟、団体交渉などにおいて、当該業務の遂行に通常必要とされる時間が1日何時間なのかについて、会社の認識と異なる時間が認定されないようにするためにも、過半数労働組合や過半数代表者との間で、みなし労働時間に関する労使協定を締結し、労基署に届けておくことをお勧めします。
 実態に合ったみなし労働時間を設定し、みなし労働時間に応じた残業代を支払っている場合、仮に、「労働時間を算定し難いとき」という要件を満たさないなどの理由から事業場外労働のみなし労働時間制の適用が否定されたとしても、発生した時間が割増賃金のほとんどをカバーすることができ、残業代の追加支払のリスクを相当程度抑制することができるという副次的なメリットもあります。
 なお、営業手当を定額残業代とすることにより残業代の追加支払のリスクに備えている企業も数多く存在しますが、定額残業代の制度設計がずさんな事例が多く、「営業手当」名目の定額残業代の支払が残業代の支払と認められなかった裁判例が、数多く存在します。定額残業代については、別のFAQで解説しています。